Complaints and Appeals Policy

Kebijakan Pengaduan dan Banding 

Jurnal Pengabdian Masyarakat Bunda Delima (JPMBD) berkomitmen untuk menerapkan proses editorial yang transparan, adil, objektif, dan bertanggung jawab. Dalam rangka menjaga integritas publikasi ilmiah, JPMBD menyediakan mekanisme pengaduan (complaints) dan pengajuan banding (appeals) bagi penulis, reviewer, pembaca, serta pihak lain yang berkepentingan.

Kebijakan ini bertujuan untuk memastikan bahwa setiap pengaduan dan permohonan banding ditangani secara profesional, rahasia, tidak diskriminatif, dan sesuai dengan prinsip etika publikasi yang direkomendasikan oleh Committee on Publication Ethics (COPE).

1. Ruang Lingkup Pengaduan (Scope of Complaints)

JPMBD menerima pengaduan yang berkaitan dengan proses editorial, pengelolaan jurnal, dan etika publikasi ilmiah, meliputi:

  1. Ketidaksesuaian pelaksanaan proses editorial dengan kebijakan dan prosedur jurnal.

  2. Keterlambatan proses penelaahan atau penerbitan artikel yang tidak disertai penjelasan memadai.

  3. Dugaan ketidakadilan, keberpihakan, atau konflik kepentingan dalam proses editorial dan penelaahan naskah.

  4. Pelanggaran kerahasiaan naskah, data penulis, atau informasi selama proses publikasi.

  5. Dugaan plagiarisme, fabrikasi, falsifikasi, publikasi ganda, atau pelanggaran etika publikasi lainnya.

  6. Permasalahan terkait kepengarangan, hak cipta, dan penggunaan materi ilmiah.

  7. Ketidaksesuaian pelaksanaan kebijakan jurnal dengan informasi yang telah dipublikasikan.

  8. Perilaku tidak profesional yang dilakukan oleh pihak yang terlibat dalam proses pengelolaan jurnal.

Setiap pengaduan harus disampaikan dengan itikad baik dan didukung oleh informasi atau bukti yang relevan.

2. Kebijakan Pengajuan Banding (Appeals Policy)

Penulis berhak mengajukan banding terhadap keputusan editorial apabila memiliki alasan akademik atau bukti yang kuat bahwa keputusan tersebut didasarkan pada kesalahan faktual, ketidaksesuaian prosedur, atau dugaan ketidakadilan.

Banding dapat diajukan apabila:

  1. Terdapat kesalahan faktual yang signifikan dalam penilaian naskah.

  2. Penulis memiliki bukti ilmiah yang dapat menjawab keberatan utama reviewer atau editor.

  3. Terdapat dugaan konflik kepentingan yang memengaruhi keputusan editorial.

  4. Proses penilaian tidak dilaksanakan sesuai dengan prosedur jurnal.

  5. Terdapat kesalahpahaman substantif terhadap metode, hasil, atau kontribusi artikel.

Pengajuan banding harus didasarkan pada argumentasi akademik dan bukti pendukung yang dapat dipertanggungjawabkan.

Perbedaan pendapat semata antara penulis dan reviewer tidak secara otomatis menjadi dasar untuk mengubah keputusan editorial.

3. Prosedur Pengajuan Pengaduan dan Banding

Pengaduan atau banding dapat diajukan secara tertulis kepada tim editorial JPMBD melalui sistem Open Journal Systems (OJS) atau saluran komunikasi resmi jurnal.

Pengajuan sekurang-kurangnya memuat:

  1. Nama lengkap dan informasi kontak pengaju.

  2. Judul artikel dan nomor identifikasi naskah, apabila tersedia.

  3. Jenis pengajuan, yaitu pengaduan atau banding.

  4. Uraian permasalahan secara jelas dan sistematis.

  5. Alasan pengajuan beserta bukti atau dokumen pendukung.

  6. Bentuk penyelesaian yang diharapkan.

Pengaduan yang berkaitan dengan dugaan pelanggaran etika serius dapat dipertimbangkan meskipun identitas pelapor tidak diungkapkan, sepanjang tersedia informasi yang cukup untuk dilakukan pemeriksaan.

4. Proses Penanganan Pengaduan (Complaint Handling Procedure)

Setiap pengaduan yang diterima akan ditangani melalui tahapan berikut:

a. Penerimaan Pengaduan

Tim editorial menerima dan mencatat pengaduan yang disampaikan melalui saluran resmi jurnal.

b. Pemeriksaan Awal

Pemimpin Redaksi (Editor in Chief) atau editor yang ditunjuk melakukan pemeriksaan terhadap kelengkapan informasi, relevansi pengaduan, serta bukti pendukung.

c. Investigasi dan Klarifikasi

Tim editorial melakukan evaluasi terhadap permasalahan dan dapat meminta klarifikasi dari penulis, reviewer, editor, atau pihak terkait lainnya.

d. Pengambilan Keputusan

Keputusan penyelesaian pengaduan ditetapkan berdasarkan hasil pemeriksaan, bukti yang tersedia, dan prinsip etika publikasi.

e. Penyampaian Hasil

Hasil penanganan pengaduan disampaikan kepada pihak pengaju secara tertulis disertai penjelasan yang relevan.

Apabila pengaduan melibatkan Pemimpin Redaksi atau editor yang memiliki konflik kepentingan, penanganan dialihkan kepada pihak pengelola atau perwakilan penerbit yang tidak terlibat dalam permasalahan tersebut.

5. Prosedur Penanganan Banding (Appeal Handling Procedure)

Banding terhadap keputusan editorial akan ditinjau melalui tahapan berikut:

  1. Penulis mengajukan permohonan banding secara tertulis dengan menyampaikan alasan dan bukti pendukung.

  2. Tim editorial memeriksa kelengkapan dokumen dan dasar pengajuan banding.

  3. Pemimpin Redaksi atau editor independen meninjau kembali keputusan editorial serta hasil penilaian reviewer.

  4. Apabila diperlukan, naskah dapat dievaluasi oleh reviewer tambahan yang independen.

  5. Tim editorial menentukan apakah keputusan sebelumnya dipertahankan, diubah, atau memerlukan penilaian ulang.

  6. Hasil banding disampaikan secara tertulis kepada penulis disertai penjelasan keputusan.

Keputusan akhir banding ditetapkan berdasarkan pertimbangan akademik, integritas ilmiah, serta ketentuan editorial jurnal.

Pengajuan banding tidak menjamin bahwa keputusan penolakan naskah akan diubah menjadi penerimaan.

6. Prinsip Keadilan dan Kerahasiaan

JPMBD menjunjung tinggi prinsip keadilan, objektivitas, dan kerahasiaan dalam menangani pengaduan serta banding.

Dalam pelaksanaannya, jurnal menerapkan ketentuan berikut:

  1. Setiap pengaduan dan banding diperlakukan secara adil tanpa diskriminasi.

  2. Identitas pelapor dan informasi sensitif dijaga kerahasiaannya sejauh memungkinkan.

  3. Pihak yang memiliki konflik kepentingan tidak dilibatkan dalam pengambilan keputusan terkait kasus tersebut.

  4. Setiap pihak yang terlibat diberikan kesempatan yang wajar untuk menyampaikan klarifikasi.

  5. Keputusan didasarkan pada bukti, ketentuan jurnal, dan prinsip etika publikasi.

  6. Pengaduan yang diajukan dengan itikad baik tidak boleh menjadi dasar tindakan pembalasan terhadap pelapor.

7. Hasil dan Tindak Lanjut Pengaduan

Berdasarkan hasil pemeriksaan, tim editorial dapat mengambil tindakan berupa:

  1. Memberikan klarifikasi atau penjelasan atas permasalahan yang dilaporkan.

  2. Memperbaiki prosedur editorial atau administrasi jurnal.

  3. Melakukan evaluasi ulang terhadap proses penelaahan naskah.

  4. Mempertahankan atau mengubah keputusan editorial berdasarkan bukti yang tersedia.

  5. Memberikan rekomendasi perbaikan terhadap pengelolaan jurnal.

  6. Melakukan koreksi, menerbitkan pernyataan kekhawatiran, atau mencabut artikel apabila ditemukan permasalahan serius setelah publikasi.

  7. Meneruskan permasalahan kepada penerbit atau institusi terkait apabila diperlukan pemeriksaan lebih lanjut.

Apabila pengaduan berkaitan dengan artikel yang telah diterbitkan, tindak lanjut dilakukan sesuai dengan Kebijakan Koreksi dan Pencabutan Artikel (Correction and Retraction Policy) JPMBD.

8. Penyelesaian Pengaduan yang Belum Terselesaikan

Apabila pihak pengaju tidak puas terhadap hasil penanganan pengaduan, pengajuan dapat diteruskan kepada pihak penerbit atau pengelola institusi yang memiliki kewenangan untuk melakukan evaluasi secara independen.

Dalam kasus yang berkaitan dengan etika publikasi ilmiah, pengelola jurnal dapat menggunakan pedoman COPE sebagai referensi untuk menentukan langkah penyelesaian yang tepat.

Proses penyelesaian dilakukan dengan mempertimbangkan keadilan, transparansi, independensi editorial, serta integritas publikasi ilmiah.

9. Dokumentasi dan Evaluasi

Seluruh pengaduan dan banding yang diterima akan didokumentasikan oleh tim editorial sebagai bagian dari upaya peningkatan mutu pengelolaan jurnal.

Dokumentasi mencakup informasi pengaduan, bukti pendukung, proses pemeriksaan, keputusan, dan tindak lanjut yang dilakukan.

Hasil evaluasi pengaduan dapat digunakan untuk memperbaiki kebijakan editorial, meningkatkan kualitas pelayanan kepada penulis, serta memperkuat akuntabilitas pengelolaan jurnal.

10. Informasi Kontak Pengaduan dan Banding

Pengaduan dan permohonan banding dapat disampaikan kepada:

Tim Editorial Jurnal Pengabdian Masyarakat Bunda Delima (JPMBD)

Penerbit: Akademi Keperawatan Bunda Delima

Alamat: Jl. Bakau No. 5, Tanjung Raya, Kecamatan Kedamaian, Kota Bandar Lampung, Lampung, Indonesia.

Website: https://jpenmas.bundadelima.ac.id/index.php/jpmbd

Setiap pengaduan dan permohonan banding akan ditinjau secara objektif dan ditindaklanjuti sesuai dengan kebijakan editorial serta prinsip etika publikasi ilmiah yang berlaku.