Electronic Archiving and Digital Preservation Policy

Kebijakan Pengarsipan Elektronik dan Preservasi Digital 

Jurnal Pengabdian Masyarakat Bunda Delima (JPMBD) yang diterbitkan oleh Akademi Keperawatan Bunda Delima, Bandar Lampung, Indonesia, berkomitmen untuk menjaga keamanan, integritas, ketersediaan, dan aksesibilitas seluruh publikasi ilmiah melalui pengelolaan arsip elektronik dan preservasi digital secara berkelanjutan.

Kebijakan ini bertujuan memastikan bahwa artikel ilmiah, metadata publikasi, dan dokumen pendukung yang telah diterbitkan tetap dapat diakses, ditelusuri, serta dimanfaatkan oleh masyarakat ilmiah dalam jangka panjang.

1. Tujuan Pengarsipan dan Preservasi Digital

Pengarsipan elektronik dan preservasi digital JPMBD bertujuan untuk:

  1. Menjamin keberlanjutan akses terhadap artikel ilmiah yang telah diterbitkan.

  2. Melindungi konten publikasi dari risiko kehilangan, kerusakan, atau gangguan sistem elektronik.

  3. Mempertahankan keaslian, integritas, dan kelengkapan dokumen ilmiah.

  4. Mendukung pelestarian rekam jejak publikasi ilmiah dalam jangka panjang.

  5. Memastikan artikel dan metadata tetap dapat ditelusuri oleh pembaca, peneliti, dan lembaga pengindeks.

  6. Mendukung pengembangan sistem penerbitan ilmiah yang aman, transparan, dan berkelanjutan.

2. Sistem Pengarsipan Elektronik (Electronic Archiving System)

JPMBD menggunakan platform Open Journal Systems (OJS) untuk pengelolaan dan penerbitan artikel ilmiah secara elektronik.

Sistem pengarsipan mencakup:

  1. Artikel ilmiah yang telah diterbitkan dalam format PDF atau format elektronik lainnya.

  2. Informasi bibliografi artikel, termasuk judul, nama penulis, afiliasi, abstrak, kata kunci, dan referensi.

  3. Informasi volume, nomor terbitan, dan tahun publikasi.

  4. DOI dan metadata pengenal publikasi, apabila tersedia.

  5. Dokumen tambahan yang menjadi bagian dari publikasi ilmiah.

  6. Informasi koreksi, pencabutan, atau perubahan status artikel apabila diperlukan.

Seluruh artikel yang telah diterbitkan dikelola melalui arsip elektronik jurnal untuk mendukung keterlacakan dan akses publikasi ilmiah.

3. Pencadangan Data Elektronik (Electronic Data Backup)

JPMBD berupaya menjaga keamanan dan ketersediaan data melalui pengelolaan pencadangan sistem secara berkala.

Proses pencadangan dirancang untuk mencakup:

  1. Basis data sistem OJS.

  2. File artikel dan dokumen pendukung.

  3. Metadata publikasi.

  4. Informasi volume dan nomor terbitan.

  5. Konfigurasi sistem yang diperlukan untuk pemulihan layanan.

  6. Informasi editorial yang perlu dipertahankan sesuai dengan ketentuan kerahasiaan.

Pengelola jurnal perlu memastikan bahwa salinan cadangan disimpan pada lokasi yang aman dan memiliki mekanisme pemulihan apabila terjadi gangguan teknis.

Pencadangan data merupakan bagian dari pengelolaan operasional sistem dan dilakukan secara terpisah dari mekanisme preservasi digital jangka panjang.

4. Preservasi Digital Jangka Panjang (Long-Term Digital Preservation)

JPMBD mendukung penerapan mekanisme preservasi digital jangka panjang untuk menjaga keberlanjutan akses terhadap publikasi ilmiah apabila terjadi gangguan sistem, perubahan platform, atau penghentian layanan penerbitan.

Salah satu layanan preservasi yang dapat dimanfaatkan adalah PKP Preservation Network (PKP PN) yang dikembangkan oleh Public Knowledge Project.

PKP PN menggunakan teknologi preservasi terdistribusi berbasis Lots of Copies Keep Stuff Safe (LOCKSS) untuk mendukung pelestarian konten jurnal dalam jangka panjang.

Penerapan layanan PKP PN oleh JPMBD dilakukan dengan memperhatikan kompatibilitas sistem OJS, persyaratan layanan, pengaktifan plugin, serta keberhasilan penyimpanan konten pada jaringan preservasi.

Keikutsertaan dalam layanan preservasi digital eksternal akan diumumkan setelah proses pendaftaran, konfigurasi, dan verifikasi penyimpanan konten berhasil dilakukan.

5. Pengarsipan melalui Repositori Digital

JPMBD mendukung pengarsipan artikel melalui repositori institusi, repositori ilmiah, atau sistem penyimpanan digital lain yang sesuai dengan ketentuan hak cipta dan lisensi publikasi.

Penulis diperbolehkan menyimpan serta mendistribusikan artikel yang diterbitkan berdasarkan lisensi Creative Commons Attribution 4.0 International (CC BY 4.0), dengan tetap memberikan atribusi kepada penulis asli dan mencantumkan sumber publikasi pertama pada JPMBD.

Pengarsipan mandiri oleh penulis (self-archiving) dapat dilakukan melalui:

  1. Repositori institusi perguruan tinggi.

  2. Repositori ilmiah yang relevan dengan bidang keilmuan.

  3. Website pribadi atau akademik penulis.

  4. Platform penyimpanan publikasi ilmiah yang sesuai dengan ketentuan lisensi.

Penulis dianjurkan mencantumkan DOI atau tautan menuju artikel versi resmi yang diterbitkan dalam JPMBD.

6. Integritas dan Keaslian Arsip Digital

JPMBD berkomitmen menjaga integritas arsip digital agar dokumen ilmiah yang tersedia tetap sesuai dengan versi publikasi resminya.

Setiap perubahan terhadap artikel yang telah diterbitkan harus mengikuti kebijakan editorial, termasuk Correction and Retraction Policy.

Apabila terdapat koreksi atau pencabutan artikel, pengelola jurnal akan mengupayakan agar:

  1. Artikel asli tetap dapat ditelusuri sesuai dengan ketentuan etika publikasi.

  2. Pemberitahuan koreksi atau pencabutan dicantumkan secara jelas.

  3. Informasi bibliografi tetap dipertahankan.

  4. Perubahan status artikel terdokumentasi dalam sistem publikasi.

  5. Hubungan antara artikel asli dan pemberitahuan editorial dapat diakses oleh pembaca.

7. Pemeliharaan dan Keamanan Sistem

Pengelola JPMBD bertanggung jawab mendukung pemeliharaan sistem penerbitan elektronik secara berkelanjutan.

Upaya pemeliharaan meliputi:

  1. Pembaruan perangkat lunak OJS sesuai dengan kebutuhan dan kompatibilitas sistem.

  2. Pengelolaan keamanan akun serta hak akses pengguna.

  3. Pemantauan ketersediaan dan fungsi website jurnal.

  4. Perlindungan basis data dan dokumen elektronik.

  5. Pemeriksaan integritas file publikasi.

  6. Pengelolaan pencadangan dan prosedur pemulihan data.

  7. Evaluasi kebutuhan pengembangan infrastruktur digital.

Pemeliharaan sistem dilakukan untuk meminimalkan risiko gangguan layanan dan kehilangan informasi publikasi.

8. Akses Berkelanjutan terhadap Publikasi (Continuous Access)

JPMBD menerapkan kebijakan akses terbuka agar artikel yang diterbitkan dapat dibaca dan diunduh oleh masyarakat tanpa biaya berlangganan.

Pengelola jurnal berupaya mempertahankan ketersediaan konten yang telah diterbitkan sekalipun terjadi perubahan organisasi pengelola, pembaruan teknologi, atau migrasi sistem penerbitan.

Apabila diperlukan migrasi platform, pengelola akan mengupayakan pemindahan file publikasi, metadata, dan informasi bibliografi secara lengkap untuk mempertahankan keterlacakan artikel.

9. Tanggung Jawab Pengelola Jurnal

Penerbit dan pengelola JPMBD bertanggung jawab untuk:

  1. Menyusun dan menerapkan prosedur pengarsipan elektronik.

  2. Mengupayakan pelaksanaan pencadangan data secara berkala.

  3. Menjaga keamanan serta integritas dokumen ilmiah.

  4. Mengembangkan mekanisme preservasi digital jangka panjang.

  5. Memastikan metadata publikasi dikelola secara konsisten.

  6. Mendukung akses berkelanjutan terhadap artikel.

  7. Memantau kelayakan dan keberhasilan layanan preservasi yang digunakan.

  8. Melakukan evaluasi dan penyempurnaan kebijakan sesuai perkembangan teknologi dan standar penerbitan ilmiah.

10. Keterkaitan dengan Kebijakan Jurnal

Kebijakan Pengarsipan Elektronik dan Preservasi Digital merupakan bagian yang tidak terpisahkan dari:

  1. Open Access Policy.

  2. Copyright and License Policy.

  3. Data Sharing and Reproducibility Policy.

  4. Correction and Retraction Policy.

  5. Publication Ethics.

Seluruh kebijakan tersebut saling mendukung dalam menjaga aksesibilitas, keamanan, integritas, dan keberlanjutan publikasi ilmiah JPMBD.

11. Acuan Kebijakan

Public Knowledge Project (PKP)

PKP Preservation Network (PKP PN)

https://docs.pkp.sfu.ca/pkp-pn/en/

LOCKSS Program

https://www.lockss.org/

Creative Commons Attribution 4.0 International (CC BY 4.0)

https://creativecommons.org/licenses/by/4.0/

12. Informasi Penerbit

Jurnal Pengabdian Masyarakat Bunda Delima (JPMBD)

Penerbit: Akademi Keperawatan Bunda Delima

Alamat: Jl. Bakau No. 5, Tanjung Raya, Kecamatan Kedamaian, Kota Bandar Lampung, Lampung, Indonesia.

Website: https://jpenmas.bundadelima.ac.id/index.php/jpmbd

JPMBD berkomitmen mengembangkan pengarsipan elektronik dan preservasi digital sebagai bagian dari peningkatan mutu serta keberlanjutan publikasi ilmiah.